Tìm hiểu chi tiết thủ tục điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整) năm 2025 tại Nhật: Ai cần làm, giấy tờ cần nộp, cách điền, thời gian nộp và các lưu ý quan trọng để nhận hoàn thuế đúng hạn.
年末調整 (Nen-matsu Chousei) là gì? – Hiểu đúng về điều chỉnh thuế cuối năm tại Nhật
年末調整 (Nen-matsu Chousei) là thủ tục điều chỉnh thuế thu nhập cá nhân (所得税) mà công ty thực hiện cho nhân viên vào cuối năm (thường trong tháng 11–12).
Mục đích của thủ tục này là để kiểm tra và điều chỉnh lại số thuế đã tạm khấu trừ hàng tháng sao cho phù hợp với tổng thu nhập và các khoản giảm trừ thực tế trong năm.
➡️ Nếu bạn đóng thuế quá nhiều, bạn sẽ được hoàn thuế.
➡️ Nếu bạn đóng thiếu, công ty sẽ trừ thêm phần còn thiếu trong lương tháng 12 hoặc tháng 1.
Ai cần làm thủ tục điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整 2025)?
Tất cả người lao động làm việc chính thức tại công ty đến hết năm (正社員, 契約社員, 派遣社員) đều phải thực hiện 年末調整.
Tuy nhiên, các trường hợp sau KHÔNG cần làm tại công ty:
-
Đã nghỉ việc trước cuối năm và không có việc làm mới.
-
Có thu nhập ngoài công ty chính (làm thêm, kinh doanh tự do, đầu tư cổ phiếu, crypto…).
➡️ Khi đó, bạn phải tự khai thuế (確定申告 – Kakutei Shinkoku) vào đầu năm sau (tháng 2–3/2026).
Thời gian nộp hồ sơ 年末調整 năm 2025
Thủ tục thường diễn ra:
-
Từ đầu tháng 11 đến giữa tháng 12 năm 2025
-
Mỗi công ty sẽ có hạn chót riêng → hãy kiểm tra thông báo nội bộ hoặc email công ty để không bỏ lỡ.
⏰ Nếu nộp trễ, bạn có thể mất quyền điều chỉnh tại công ty và phải tự khai thuế sau.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm 年末調整 2025
Tùy vào từng trường hợp, bạn cần chuẩn bị 3 loại giấy tờ chính:
(1) Giấy khai giảm trừ người phụ thuộc
Tên tiếng Nhật: 扶養控除等申告書 (Fuyou koujo tou shinkokusho)
-
Dùng để khai thông tin người phụ thuộc: vợ/chồng, con cái, cha mẹ…
-
Nếu người phụ thuộc ở Việt Nam, cần nộp kèm:
-
Giấy khai sinh
-
Bản sao hộ chiếu
-
Giấy gửi tiền (chứng minh hỗ trợ tài chính)
-
(2) Giấy khai bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí
Tên tiếng Nhật: 保険料控除申告書 (Hokenryou koujo shinkokusho)
-
Dùng để khai các khoản bảo hiểm bạn đã tham gia trong năm.
-
Đính kèm chứng nhận bảo hiểm (保険料控除証明書) – thường do công ty bảo hiểm gửi về vào tháng 10–11 hàng năm.
(3) Giấy khai giảm trừ khoản vay mua nhà (nếu có)
Tên tiếng Nhật: 住宅借入金等特別控除申告書 (Juutaku kariirekin koujo shinkokusho)
-
Dành cho người đang trả góp nhà có vay ngân hàng và đủ điều kiện giảm trừ thuế.
(4) Giấy xác nhận nhân thân nếu ở VN
Ở phần này các bạn có thể sử dụng rất nhiều giấy tờ liên quan như: Giấy xác nhận cư trú, giấy khai sinh, giấy xác nhận nhân thân, giấy xác nhận phụng dưỡng.
Toàn bộ các giấy tờ này nếu ở địa phương không đồng ý bản song ngữ thì bạn có thể xin bản hoàn toàn bằng tiếng Việt rồi tự dịch ra tiếng Nhật nộp kèm cùng không có vấn đề gì cả!
Cách điền file Đăng ký người phụng dưỡng
Vào cuối năm khi công ty sẽ đưa cho bạn những tờ giấy để ghi điều chỉnh cuối năm (年末調整) trong đó sẽ có 1 tờ gọi là「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」 (Tờ khai xin giảm trừ thuế do có người phụ thuộc kinh tế vào mình) .
Khi đó bạn cần điền vào tờ khai 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 (tờ khai xin giảm trừ thuế do có người phụ thuộc kinh tế vào mình)
Các bạn nếu chuyển việc hoặc thêm mới người phụng dưỡng thì bắt buộc sẽ phải điền file này.
Download file tại đây
① (Phần màu đỏ) Phần bên trái ghi thông tin công ty (Thường phần này công ty ghi sẵn cho bạn) . Phần bên phải là để ghi tên, mã số cá nhân, ngày tháng năm sinh, địa chỉ của bạn
Nếu mục 配偶者の有無 bạn chọn là 有 đồng nghĩa với việc vợ hoặc chồng của bạn đang là người có visa gia đình hoặc người đang sinh sống tại Việt Nam (trong năm 2025 có chuyển tiền phụng dưỡng) thì ở Mục A màu tím sẽ phải nhập thông tin của vợ hoặc chồng vào đó.
Tuy nhiên nếu như bạn có kết hôn mà không chuyển tiền phụng dưỡng cho vợ chồng thì ở mục 配偶者の有無 các bạn phải chọn là 無
B- Nếu bạn có gửi tiền về phụng dưỡng cho bố mẹ ở việt nam và thu nhập của bố mẹ bạn cũng dưới 103 man yên/ năm –> điền thêm thông tin của bố mẹ bạn vào phần B (Màu vàng) trong form.
ở mục 特定扶養親族（ 平15.1.2 生～平19.1.1生）chủ yếu là chọn特定扶養親族
ở mục 非居住者である親族, nếu người trong độ tuổi 16-29 hoặc trên 70 tuổi thì phải check vào ô 16歳以上30歳未満又は70歳以上. Nếu đang trong độ tuổi lao động từ 30-69 tuổi thì phải check vào ô 38万円以上の支払
C-Nếu bạn hoặc người phụ thuộc là người khuyết tật hoặc góa vợ, góa chồng hoặc là sinh viên đi làm thêm –> khoanh tròn vào vị trí tương ứng ở phần C (Màu xanh lá cây).
D- Điền thông tin về người có chung người phụ thuộc kinh tế được hoàn thuế như bạn vào phần D (Màu cam). Ví dụ bạn và vợ đều đi làm, có một người con dưới 20 tuổi, thì chỉ một người được hoàn thuế (Hoặc chồng hoặc vợ).
E- Nếu người phụ thuộc kinh tế của bạn dưới 16 tuổi –> điền tên người phụ thuộc dưới 16 tuổi vào phần E (Màu xanh da trời).
Khi nào được hoàn thuế 年末調整?
Nếu bạn đã đóng dư thuế trong năm, khoản hoàn thuế sẽ được cộng vào lương tháng 12/2025 hoặc tháng 1/2026.
Công ty tự động thực hiện, bạn không cần làm thêm gì cả.
Lưu ý quan trọng khi làm 年末調整
-
Kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh, địa chỉ, mã My Number (マイナンバー).
-
Nếu có người phụ thuộc ở nước ngoài (Việt Nam), phải có chứng từ chuyển tiền định kỳ.
-
Nếu kết hôn, sinh con, hoặc thay đổi bảo hiểm trong năm → nhớ cập nhật để được giảm trừ đúng mức.
-
Nếu chuyển công ty trong năm, cần nộp 源泉徴収票 (Gensen Choushuuhyou) của công ty cũ cho công ty mới.